Registration & Records

University of Texas at San Antonio’s Office of the Registrar är glada att kunna erbjuda elektroniska utskrifter (e-transcripts) till alla våra studenter.

I samarbete med SCRIP-SAFE® kan UTSA nu tillhandahålla officiella utskrifter som levereras elektroniskt via servernätverket ”eSCRIP-SAFE”.

Innehållet i den officiella utskriften omvandlas till ett PDF-dokument och lagras på en säker server via eSCRIP-SAFE. En säker länk till e-utskriften skickas till den individ, det företag, den industri, den högskola eller det universitet som studenten har identifierat. Mottagaren som får denna säkra länk kan utföra ett omedelbart test för att verifiera äktheten hos studentens e-utskrift.

Detta är den säkraste och snabbaste metoden för att leverera en officiell utskrift. Studenten bör först försäkra sig om att mottagaren är villig att ta emot en officiell e-utskrift och sedan ange mottagarens namn, titel och direkta e-postadress.

Studenter – information för avsändare av utskrifter

Väsentliga anteckningar om den elektroniska eSCRIP-tjänsten:

1. Informera mottagaren av din utskrift om att du har för avsikt att skicka en e-utskrift till honom eller henne innan du fortsätter. På så sätt undviker du att ditt utdrag ignoreras eller raderas som skräppost.
2. Trots att universitetet tillhandahåller officiella elektroniska utskrifter kan vissa mottagare kräva officiella pappersutskrifter. Bekräfta att mottagaren accepterar officiella elektroniska utskrifter innan du skickar in den officiella elektroniska utskriftsbegäran.

Sändning/Sändning av den elektroniska e-utskriften

E-utskrifter som begärs behandlas inom några minuter enligt ett schema som gäller 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan. När den har behandlats skickas e-utskriften omedelbart till den utsedda mottagaren. Observera att under hektiska perioder som tidig registrering, behandling av betyg i slutet av terminen osv, behandlingen av e-utskrifter kan försenas eftersom systemresurser kan behöva omdirigeras till andra prioriteringar.

Vad studenten kommer att få

När du har skickat din begäran kommer du att få två meddelanden per e-post (som skickas av eSCRIP-SAFE) när e-utskriften:

1. Har skickats till mottagaren via den e-post som angetts i ASAP
2. Har öppnats av mottagaren

Bemärk att meddelandena kommer att skickas till den e-postadress som du föredrar och som finns registrerad här på UTSA. Om du vill ändra din föredragna e-postadress går du till ASAP.

Om du inte får det första e-postmeddelandet inom en arbetsdag bör du försäkra dig om att meddelandet inte har avlyssnats av ett skräppostfilter.

Vad mottagaren kommer att få

När e-utskriftsutskriften har skickats får utskriftsmottagaren ett e-postmeddelande med en säker länk för att få tillgång till den officiella e-utskriften. E-postmeddelandet kommer att skickas via eSCRIP-SAFE.

Mottagaren kommer att ha 14 arbetsdagar på sig för att se det officiella transkriptet. Om den inte kan ses under denna period måste den studerande begära ett nytt e-utskrift. När mottagaren har sett utskriften kommer den att vara tillgänglig i 24 timmar innan den raderas från eSCRIP-SAFE-servern. Mottagaren kan spara e-utskriftens PDF-fil lokalt eller skriva ut den lokalt eller göra både och.

Mottagare som inte tycks ha fått e-utskriften bör kontrollera sin skräppostmapp för att försäkra sig om att e-postmeddelandet inte har fångats upp av skräppostfiltret.

Spara ett utskriftsutdrag

För att kunna visa e-utskriften måste Adobe Reader 7.0, eller högre, vara installerad på mottagarens dator.

Mottagaren har tre alternativ för att behålla transkriptet:

1. Spara till institutionens dokumentavbildningssystem
2. Spara elektroniskt som PDF-dokument
3. Skriv ut på papper

Oavsett vilken lagringsmetod som används måste mottagaren se till att dokumentet är säkert och att FERPA- riktlinjerna följs.

Företag/organisationer – information för dem som tar emot utskrifter

Aktuella och tidigare UTSA-studenter har nu möjlighet att elektroniskt skicka officiella utskrifter till företag och organisationer via det säkra servernätverket eSCRIP-SAFE. Denna leveransmetod är den snabbaste och säkraste metoden för att få ett officiellt UTSA-utdrag.

En nuvarande eller före detta UTSA-student som försöker skicka ett elektroniskt utdrag till din organisation behöver den direkta e-postadressen och titeln på den person som tar emot det officiella utdraget (mottagaren). När du har mottagit utskriften kan den testas för äkthet, skrivas ut och/eller sparas elektroniskt. Instruktioner för dessa åtgärder finns nedan.

Observera att papperskopior av avskrifter fortfarande finns tillgängliga och kan begäras av nuvarande och före detta UTSA-studenter om din organisation kräver det.

Vad du kommer att få

När e-utskriften har skickats kommer du att få ett e-postmeddelande från eSCRIP-SAFE med en säker länk för att komma åt den officiella e-utskriften. Klicka på den länken för att se det officiella transkriptet.

Om du inte har fått e-transkriptet inom 30 minuter efter det att studenten skickat in det bör du kontrollera din skräppost- eller skräppostmapp för att se till att e-postmeddelandet inte har fångats upp av filtret.

Visa ett transkript

För att kunna visa e-transkriptet måste Adobe Reader 7.0 eller högre vara installerad på din dator.

1. Klicka på den säkra länken eSCRIP-SAFE i e-postmeddelandet inom 14 arbetsdagar efter mottagandet. Om det inte visas under denna period måste studenten begära ett annat e-utskrift.
2. Ett fönster visas automatiskt och ber mottagaren att verifiera sin identitet genom att ange sitt namn, sin organisation och skapa en lösenkod. Mottagaren kommer också att bli ombedd att ange syftet med att få utskriften.
3. När verifieringsprocessen är klar kommer mottagaren att bli ombedd att bekräfta informationen och klicka på knappen ”Complete”.
4. Mottagaren kommer sedan till nedladdningsskärmen. Genom att klicka på knappen ”Download Transcript” kommer ett PDF-fönster automatiskt att visa den officiella utskriften på skärmen.
5. Utskriften kommer att fortsätta att vara tillgänglig i endast 24 timmar efter den första visningen. Efter 24 timmar kommer utskriften att raderas från eSCRIP-SAFE-servern.
6. Under 24-timmarsperioden kan utskriften ses ett obegränsat antal gånger genom att klicka på länken i e-postmeddelandet. Mottagaren kommer att uppmanas att ange den lösenkod som skapades under verifieringsprocessen varje gång den elektroniska utskriften öppnas. Du kan också spara e-utskriftens PDF-fil lokalt, skriva ut den lokalt eller göra både och för att behålla den längre än 24 timmar.

Spara en utskrift

Du har tre alternativ för att behålla utskriften. Observera att inga ändringar kan göras elektroniskt i ett PDF-dokument.

1. Spara elektroniskt som ett PDF-dokument
   • När PDF-dokumentet har öppnats använder du spara-funktionen.
   • Klicka på ”File” (fil) och välj sedan ”Save as Copy” (spara som kopia) och välj en plats att placera kopian av transkriptet på.
2. Skriv ut på papper genom att klicka på skrivarikonen i övre vänstra delen av skärmen. Utskriften kan också skrivas ut genom att klicka på ”File” och sedan välja ”Print”.
3. När ett dokument har skrivits ut kan det skannas med hjälp av organisationens dokumentavbildningssystem.

Oavsett vilken lagringsmetod som används måste mottagaren se till att dokumentet är säkert och att FERPA-riktlinjerna följs.

Testar autenticiteten hos ett transkript

Du kan verifiera autenticiteten hos elektroniska transkript genom att ladda upp PDF-dokumentet till eSCRIP-SAFE:s program för validering av transkript, Doc-Safe.

1. Spara transkriptet som en PDF-fil (se instruktionerna ovan).
2. Klicka på följande länk: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Klicka på knappen ”Bläddra”.
4. När fönstret visas väljer du utskriften från den plats där den sparades. Klicka på ”Open” (öppna).
5. Utskriftsfilen visas i utrymmet bredvid knappen ”Browse” (bläddra).
6. Klicka på ”Validate” (validera) Valideringsresultaten visas och kan skrivas ut vid behov.