Registration & Records

L’Ufficio di registrazione dell’Università del Texas a San Antonio è lieto di offrire trascrizioni elettroniche (e-transcripts) a tutti i nostri studenti.

In collaborazione con SCRIP-SAFE®, UTSA è ora in grado di fornire trascrizioni ufficiali consegnate elettronicamente attraverso la rete di server “eSCRIP-SAFE”.

Il contenuto della trascrizione ufficiale è convertito in un documento PDF e viene memorizzato su un server sicuro tramite eSCRIP-SAFE. Un link sicuro all’e-transcript viene inviato all’individuo, all’azienda, all’industria, al college o all’università identificati dallo studente. Il destinatario che riceve questo link sicuro può eseguire un test istantaneo per verificare l’autenticità dell’e-transcript dello studente.

Questo è il metodo più sicuro e più rapido per consegnare un transcript ufficiale. Lo studente dovrebbe prima assicurarsi che il destinatario sia disposto a ricevere un e-transcript ufficiale, poi inserire il nome del destinatario, il titolo e l’indirizzo e-mail diretto.

Studenti – informazioni per i mittenti di trascrizioni

Note importanti sul servizio eSCRIP elettronico:

1. Informate il destinatario del vostro transcript che intendete inviargli un e-transcript prima di procedere. Questo aiuterà ad evitare che la tua trascrizione venga ignorata o cancellata come SPAM.
2. Anche se l’Università fornisce trascrizioni elettroniche ufficiali, alcuni destinatari possono richiedere trascrizioni ufficiali su carta. Si prega di confermare che il destinatario accetta trascrizioni elettroniche ufficiali prima di inviare la richiesta di trascrizione elettronica ufficiale.

Invio/Sottomissione della trascrizione elettronica

Le trascrizioni elettroniche richieste sono elaborate in pochi minuti 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana. Una volta elaborato, l’e-transcript viene immediatamente inviato al destinatario designato. Si prega di notare che durante i periodi più impegnativi come la registrazione anticipata, l’elaborazione dei voti alla fine del trimestre, ecc, l’elaborazione dell’e-transcript potrebbe essere ritardata in quanto le risorse del sistema potrebbero richiedere un reindirizzamento per altre priorità.

Cosa riceverà lo studente

Dopo aver presentato la richiesta, riceverai due email di notifica (inviate da eSCRIP-SAFE) quando l’e-transcript:

1. è stato inviato al destinatario tramite l’email fornita in ASAP
2. è stato aperto dal destinatario

Si prega di notare che le notifiche saranno inviate al tuo indirizzo email preferito in archivio qui alla UTSA. Per cambiare il tuo indirizzo email preferito, vai su ASAP.

Se non ricevi la prima email di notifica entro un giorno lavorativo, dovresti assicurarti che la notifica non sia stata intercettata da un filtro antispam.

Cosa riceverà il destinatario

Quando l’e-transcript è stato inviato, il destinatario della trascrizione riceverà un’email contenente un link sicuro per accedere all’e-transcript ufficiale. L’email sarà inviata da eSCRIP-SAFE.

Il destinatario avrà 14 giorni lavorativi per visualizzare la trascrizione ufficiale. Se non viene visualizzato durante questo periodo, un altro e-transcript deve essere richiesto dallo studente. Una volta visualizzata dal destinatario, la trascrizione rimarrà disponibile per 24 ore prima di essere cancellata dal server eSCRIP-SAFE. Il destinatario può salvare il file PDF dell’e-transcript localmente o stamparlo localmente o fare entrambe le cose.

I destinatari che sembrano non aver ricevuto l’e-transcript dovrebbero controllare la loro cartella spam per assicurarsi che l’email non sia stata intercettata dal loro filtro spam.

Salvare un Transcript

Per visualizzare l’e-transcript, Adobe Reader 7.0, o superiore, deve essere installato sul computer del destinatario.

Il destinatario ha tre opzioni per conservare la trascrizione:

1. Salvare nel sistema di imaging dell’istituzione
2. Salvare elettronicamente come documento PDF
3. Stampare su carta

Non importa quale metodo di archiviazione sia usato, il destinatario deve assicurarsi che il documento sia sicuro e che le linee guida FERPA siano seguite.

Aziende / Organizzazioni – informazioni per coloro che ricevono le trascrizioni

Gli attuali ed ex studenti UTSA hanno ora la possibilità di inviare elettronicamente alle aziende e alle organizzazioni le trascrizioni ufficiali attraverso la rete sicura del server eSCRIP-SAFE. Questo metodo di consegna è il metodo più veloce e sicuro per ottenere una trascrizione ufficiale UTSA.

Uno studente attuale o ex UTSA che tenta di inviare alla tua organizzazione una trascrizione elettronica avrà bisogno dell’indirizzo e-mail diretto e del titolo della persona che riceve la trascrizione ufficiale (il destinatario). Una volta ricevuto, il transcript può essere testato per l’autenticità, stampato e/o salvato elettronicamente. Le istruzioni per queste azioni sono qui sotto.

Si prega di notare che le copie cartacee delle trascrizioni sono ancora disponibili e possono essere richieste dagli attuali ed ex studenti UTSA se richiesto dalla vostra organizzazione.

Cosa riceverete

Quando la trascrizione elettronica è stata inviata, riceverete una e-mail da eSCRIP-SAFE contenente un link sicuro per accedere alla trascrizione elettronica ufficiale. Clicca su quel link per visualizzare la trascrizione ufficiale.

Se non hai ricevuto l’e-transcript entro 30 minuti dall’invio dello studente, dovresti controllare la tua cartella spam o junk mail per assicurarti che l’email non sia stata intercettata dal filtro.

Visualizzare un Transcript

Per visualizzare l’e-transcript, Adobe Reader 7.0 o superiore, deve essere installato sul tuo computer.

1. Clicca sul link sicuro eSCRIP-SAFE all’interno dell’email entro 14 giorni lavorativi dalla ricezione. Se non viene visualizzato durante questo periodo, un altro e-transcript deve essere richiesto dallo studente.
2. Una finestra verrà visualizzata automaticamente chiedendo al destinatario di verificare la propria identità fornendo il proprio nome, l’organizzazione e creando un codice di accesso. Al destinatario verrà anche chiesto di indicare lo scopo per cui riceve il transcript.
3. Una volta che il processo di verifica è completo, al destinatario verrà chiesto di confermare le informazioni fornite e cliccare sul pulsante “Completa”.
4. Il destinatario verrà quindi portato alla schermata di download. Cliccando sul pulsante “Download Transcript”, una finestra PDF mostrerà automaticamente la trascrizione ufficiale sullo schermo.
5. La trascrizione continuerà ad essere disponibile solo per 24 ore dopo la sua visualizzazione iniziale. Dopo 24 ore la trascrizione sarà cancellata dal server eSCRIP-SAFE.
6. Durante il periodo di 24 ore, la trascrizione può essere visualizzata un numero illimitato di volte cliccando sul link nella mail. Al destinatario verrà richiesto di inserire il codice di accesso creato durante il processo di verifica ogni volta che si accede alla trascrizione elettronica. Puoi anche salvare il file PDF dell’e-transcript localmente, stamparlo localmente, o fare entrambe le cose, per conservarlo per più di 24 ore.

Salvare una trascrizione

Hai tre opzioni per conservare la trascrizione. Si noti che non è possibile apportare modifiche elettronicamente a un documento PDF.

1. Salvare elettronicamente come documento PDF
   • Una volta che il PDF è stato aperto, utilizzare la funzione di salvataggio.
   • Cliccare su “File” e poi selezionare “Salva come copia” e selezionare una posizione per mettere la copia della trascrizione.
2. Stampa su carta cliccando sull’icona della stampante sul lato superiore sinistro dello schermo. La trascrizione può anche essere stampata cliccando su “File” e poi selezionando “Stampa”.
3. Una volta che un documento è stato stampato, può essere scansionato utilizzando il sistema di imaging dei documenti dell’organizzazione.

Non importa quale metodo di archiviazione viene utilizzato, il destinatario deve assicurarsi che il documento sia sicuro e che siano seguite le linee guida FERPA.

Testare l’autenticità di una trascrizione

Puoi verificare l’autenticità delle trascrizioni elettroniche caricando il documento PDF nel programma di convalida delle trascrizioni di eSCRIP-SAFE, Doc-Safe.

1. Salva la trascrizione come PDF (vedi istruzioni sopra).
2. Clicca sul seguente link: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Clicca sul pulsante sfoglia.
4. Una volta visualizzata la finestra, seleziona la trascrizione dalla posizione in cui è stata salvata. Clicca su “Apri”.
5. Il file di trascrizione apparirà nello spazio accanto al pulsante “Sfoglia”.
6. Clicca su “Convalida” i risultati della convalida appariranno e possono essere stampati se necessario.