Registration & Records

The University of Texas at San Antonio’s Office of the Registrar is verheugd om elektronische transcripten (e-transcripten) aan te bieden aan al onze studenten.

In samenwerking met SCRIP-SAFE® kan UTSA nu officiële transcripten aanbieden die elektronisch worden afgeleverd via het “eSCRIP-SAFE” servernetwerk.

De inhoud van het officiële transcript wordt omgezet in een PDF-document en wordt opgeslagen op een beveiligde server via eSCRIP-SAFE. Een beveiligde link naar het e-transcript wordt verzonden naar de persoon, het bedrijf, de industrie, de hogeschool of de universiteit die door de student is geïdentificeerd. De ontvanger die deze beveiligde link ontvangt, kan onmiddellijk een test uitvoeren om de authenticiteit van het e-transcript van de student te verifiëren.

Dit is de veiligste en de snelste methode om een officieel transcript te leveren. De student moet er eerst voor zorgen dat de ontvanger bereid is om een officieel e-transcript te ontvangen, voer dan de naam, titel en het directe e-mailadres van de ontvanger in.

Studenten – informatie voor verzenders van transcripten

Belangrijke opmerkingen over de elektronische eSCRIP-service:

1. Informeer de ontvanger van uw transcript dat u van plan bent om hen een e-transcript te sturen voordat u verder gaat. Zo voorkomt u dat uw afschrift wordt genegeerd of als SPAM wordt verwijderd.
2. Hoewel de universiteit officiële elektronische afschriften aanbiedt, kunnen sommige ontvangers officiële papieren afschriften verlangen. Bevestig dat de ontvanger officiële elektronische transcripten accepteert voordat u het officiële elektronische transcriptieverzoek indient.

Verzenden/indienen van het elektronische eScripTranscript

E-transcripten die zijn aangevraagd, worden binnen enkele minuten verwerkt op een 24 uur per dag, 7 dagen per week schema. Zodra het e-transcript is verwerkt, wordt het onmiddellijk naar de aangewezen ontvanger gestuurd. Houdt u er rekening mee dat tijdens drukke periodes zoals vroege registratie, einde termijn cijferverwerking, etc., kan de verwerking van het e-transcript vertraging oplopen omdat de systeembronnen voor andere prioriteiten kunnen worden gebruikt.

Wat de student zal ontvangen

Na het indienen van uw verzoek, ontvangt u twee kennisgevingse-mails (verzonden door eSCRIP-SAFE) wanneer het e-transcript:

1. naar de ontvanger is gestuurd via de in ASAP opgegeven e-mail
2. door de ontvanger is geopend

Let u erop dat de kennisgevingen naar uw voorkeurs-e-mailadres worden gestuurd dat hier bij UTSA in het bestand staat. Om uw voorkeurs-e-mailadres te wijzigen, gaat u naar ASAP.

Als u de eerste e-mailnotificatie niet binnen één werkdag ontvangt, moet u controleren of de notificatie niet door een spamfilter is onderschept.

Wat de ontvanger zal ontvangen

Wanneer het e-transcript is verzonden, ontvangt de ontvanger van het transcript een e-mail met een beveiligde link om toegang te krijgen tot het officiële e-transcript. De e-mail wordt verzonden via eSCRIP-SAFE.

De ontvanger heeft 14 werkdagen de tijd om het officiële afschrift te bekijken. Als het transcript niet binnen die periode wordt bekeken, moet de student een nieuw e-transcript aanvragen. Zodra het afschrift door de ontvanger is bekeken, blijft het 24 uur beschikbaar voordat het van de eSCRIP-SAFE-server wordt verwijderd. De ontvanger kan het PDF-bestand met het e-transcript lokaal opslaan of afdrukken, of beide doen.

Begunstigden die het e-transcript niet lijken te hebben ontvangen, moeten hun spam-map controleren om er zeker van te zijn dat de e-mail niet door hun spamfilter is onderschept.

Een transcript opslaan

Om het e-transcript te bekijken, moet Adobe Reader 7.0, of hoger, op de computer van de ontvanger zijn geïnstalleerd.

De ontvanger heeft drie opties om het transcript te bewaren:

1. Opslaan in het document imaging systeem van de instelling
2. Elektronisch opslaan als een PDF-document
3. Afdrukken op papier

Of er nu een opslagmethode wordt gebruikt, de ontvanger moet ervoor zorgen dat het document veilig is en dat de FERPA-richtlijnen worden gevolgd.

Bedrijven / organisaties – informatie voor degenen die transcripten ontvangen

Huidige en voormalige UTSA-studenten hebben nu de mogelijkheid om bedrijven en organisaties officiële transcripten elektronisch te sturen via het beveiligde eSCRIP-SAFE-servernetwerk. Deze methode van levering is de snelste en meest veilige methode om een officieel UTSA-transcript te verkrijgen.

Een huidige of voormalige UTSA-student die uw organisatie een elektronisch transcript probeert te sturen, heeft het directe e-mailadres en de titel nodig van de persoon die het officiële transcript ontvangt (de ontvanger). Na ontvangst kan het transcript op echtheid worden getest, worden afgedrukt en/of elektronisch worden opgeslagen. Instructies voor deze acties staan hieronder.

Let erop dat papieren kopieën van transcripten nog steeds beschikbaar zijn en kunnen worden aangevraagd door huidige en voormalige UTSA-studenten indien dit door uw organisatie wordt vereist.

Wat u zult ontvangen

Wanneer het e-transcript is verzonden, ontvangt u een e-mail van eSCRIP-SAFE met een beveiligde link om toegang te krijgen tot het officiële e-transcript. Klik op die link om het officiële afschrift te bekijken.

Als u het e-transcript niet binnen 30 minuten na de indiening van de student hebt ontvangen, moet u uw map met spam of ongewenste e-mail controleren om er zeker van te zijn dat de e-mail niet door het filter is onderschept.

Bekijken van een afschrift

Om het e-transcript te kunnen bekijken, moet Adobe Reader 7.0 of hoger, op uw computer geïnstalleerd zijn.

1. Klik op de eSCRIP-SAFE beveiligde link in de e-mail binnen 14 werkdagen na ontvangst. Als de link niet binnen die periode wordt bekeken, moet de student een nieuw e-transcript aanvragen.
2. Er verschijnt automatisch een venster waarin de ontvanger wordt gevraagd zijn identiteit te verifiëren door zijn naam en organisatie op te geven en een toegangscode aan te maken. De ontvanger wordt ook gevraagd aan te geven waarvoor hij het transcript wil ontvangen.
3. Als het verificatieproces is voltooid, wordt de ontvanger gevraagd de verstrekte informatie te bevestigen en op de knop “Voltooien” te klikken.
4. De ontvanger wordt dan naar het downloadscherm geleid. Door op de “Download Transcript” knop te klikken, zal een PDF venster automatisch het officiële transcript op het scherm tonen.
5. Het transcript zal slechts 24 uur beschikbaar blijven na de eerste weergave. Na 24 uur wordt het transcript van de eSCRIP-SAFE server verwijderd.
6. Tijdens de periode van 24 uur kan het transcript een onbeperkt aantal keren worden bekeken door op de link in de e-mail te klikken. Telkens wanneer het elektronische afschrift wordt bekeken, zal de ontvanger worden gevraagd de tijdens het verificatieproces aangemaakte toegangscode in te voeren. U kunt het PDF-bestand van het e-transcript ook lokaal opslaan, lokaal afdrukken of beide doen om het langer dan 24 uur te bewaren.

Een transcript opslaan

U hebt drie opties om het transcript te bewaren. Merk op dat er geen wijzigingen elektronisch kunnen worden aangebracht in een PDF-document.

1. Elektronisch opslaan als een PDF-document
   • Als de PDF is geopend, gebruikt u de opslagfunctie.
   • Klik op “Bestand” en selecteer vervolgens “Opslaan als kopie” en selecteer een locatie om de kopie van het transcript te plaatsen.
2. Print naar papier door te klikken op het printerpictogram linksboven in het scherm. Het transcript kan ook worden afgedrukt door te klikken op “Bestand” en vervolgens “Afdrukken” te selecteren.
3. Als een document eenmaal is afgedrukt, kan het worden gescand met behulp van het document imaging-systeem van de organisatie.

Of welke opslagmethode ook wordt gebruikt, de ontvanger moet ervoor zorgen dat het document veilig is en dat de FERPA-richtlijnen worden gevolgd.

Test de authenticiteit van een transcript

U kunt de authenticiteit van elektronische transcripten verifiëren door het PDF-document te uploaden naar het transcript validatieprogramma van eSCRIP-SAFE, Doc-Safe.

1. Sla het transcript op als een PDF (zie instructies hierboven).
2. Klik op de volgende link: https://escrip-safe.com/validate/transcript
3. Klik op de knop bladeren.
4. Als het venster wordt weergegeven, selecteert u het transcript van de locatie waar het is opgeslagen. Klik op “Openen”.
5. Het transcript bestand verschijnt in de ruimte naast de “Bladeren” knop.
6. Klik op “Valideren” de validatie resultaten zullen verschijnen en kunnen worden afgedrukt indien nodig.